Doften av nybakade kanelbullar, pysandet från lattemaskinen och ett behagligt sorl från välmående gäster. Drömmen om att ha ett eget kafé hägrar för många. ”Det är en populär tanke, men det gäller att räkna på det”, säger Anna Nedeby Bar-Am, vd för Stockholms Nyföretagarcentrum.

Paraplyorganisationen finns över hela landet och ger kostnadsfri rådgivning till alla som vill starta eget.

”Kaféidén dyker ofta upp efter en långledighet, särskilt på sommaren. Folk vill byta bana i arbetslivet. Flera är i chefsposition på stora företag och vill äga sin tid och bestämma när, var och hur de ska jobba. Andra är unga och nya i arbetslivet. För att lyckas krävs en bra affärsidé, ständig fokus på lönsamhet, uthållighet och koll på likviditeten.”

”Att starta kafé är ingen ”quickfix”. Ofta är startsträckan lång och det krävs kapital. Konkurrensen i storstäderna är dessutom mördande.”

Vad rekommenderar du – kafé eller konditori? Take-away? Morgon- eller kvällsöppet?

”Det beror på affärsidén och läget. Vilka vänder du dig till och vad vill du servera? Är det city eller närförort, nära en plats där många passerar? Mardrömmen är att servera en kopp kaffe till någon som sedan sitter med sin dator hela eftermiddagen. Sedan beror det på vad du vill själv. Vill du gå upp tidigt på morgonen eller ha kvällsöppet? Det gäller också att vara kreativ och skapa intresse för stället, till exempel med något event eller med lockande bruncher. Men man behöver inte hålla på och finputsa på menyn innan man öppnar”, varnar hon.

”Det viktiga är att komma i gång och testa sig fram tills man får lönsamhet. Verksamheten ska inte bara gå runt utan också ge en buffert för sämre tider eller möjligheten till expansion. Många som kommer till oss lägger ner för mycket tid på meny och inredning och glömmer att hålla fokus på lönsamheten”.

Kalle Schröder på bilden har startat sitt kafé som en sidoverksamhet. Kaféet går i dag med en liten vinst. Skulle han själv jobba där skulle det bli en bättre lönsamhet. I dag tar personalkostnaden 25-30 procent av omsättningen, råvarorna ungefär lika mycket.

”Jag tror på att driva kafé som sommarverksamhet. Man kan dra in pengar på kortare tid och ta längre ledigt på vintern”, säger han.

En av de största utgiftsposterna är lokalhyran. Företagsmäklaren och vd:n Roy Nordin på NMK arbetar med företagsförmedling i Stockholm och Helsingborg.

”Kontrakten på lokaler är till 98 procent hyreskontrakt och skrivs vanligtvis på tre år i taget. En del vill ha en lokal att bygga om och utveckla själva, men de flesta platser som kan vara kaféer är det redan i dag. Enklast är därför att ta över ett befintligt kafé och sätta sin egen prägel på det. Ett hyreskontrakt är inte gratis. Övertagandet kan kosta några hundra tusen upp till en miljon för de mest attraktiva platserna i storstäderna.

”Man betalar för inventarierna, men också för goodwill och ”kassan”, den dagskassa den tidigare ägaren har haft. En dagskassa på 4 000 kr ger ju en intäkt på den summan om man fortsätter på samma sätt”.

Sedan tillkommer hyran. Roy Nordin nämner några av de kontrakt han förmedlat i centrala Stockholm. En liten lokal på 24 kvm för 5 600 kr plus moms, en annan på 100 kvm för 10 900 kr. Och så nämner han en lokal på 67 kvm för 37 000 kr plus moms.

”Jo, det är per månad, men den ligger i city, på Regeringsgatan”, förklarar han. Liksom med bostadspriserna är lokalerna dyrast i Stockholm. I mindre städer ligger prisnivån åtminstone 25 procent lägre. Läget spelar in, men också förhandlingsförmågan. Har man möjlighet att förhandla direkt med en bostadsrättsförening kan det ge en överkomlig hyra.

Den andra stora investeringen är en kaffemaskin (om man inte övertar en från en tidigare ägare). Störst på kaffe inom kafé- och restaurangbranschen är italienska Monteriva. Deras kaffeutrustning i mellanprisklassen kostar 50 000 kr plus moms.

”Har man kafé så bör man ha en tvågruppare som gör fyra kaffe eller fyra espresso samtidigt”, säger delägaren Ali Bayram. Hur många kaffe kan ett kafé sälja? ”Ett litet fik gör 50 kaffe om dagen, ett som går bra 200–300 koppar. Vi räknar med att marginalen för kaffe ligger på 80 procent.

Investeringskostnader:

Så har vi räknat på intäkterna: Det blir ingen stor vinst men vårt exempel på kafé går runt. Öka omsättningen och kalkylen blir roligare.

Servering: Vi har räknat på en intäkt på 4 000 kr per dag inklusive 25 procent moms = 3 200 kr exklusive moms. Det motsvarar drygt 60 ”kaffe och macka” à 65 kr.

Att ta med: Här har vi räknat på 1 500 kr per dag inklusive 12 procent moms = 1 339 kr exklusive moms. Det motsvarar 60 ”latte to go” à 25 kr.

Eftersom riskerna är så pass stora rekommenderar Nyföretagarcentrum att starta kafé som aktiebolag (inte enskild firma eller handelsbolag). Tidigare var det revisionsplikt för aktiebolag. Nu är det frivilligt för mindre bolag. Revisionskostnaden är ca 15 000 – 20 000 kr/år.

Av: Suzanne Schönström