Nya Affärer 14 november 2011 av Henrik Sannesson
Molnskolan del 3: E-bokföring
Efter det behöver du bara kontrollera att ingående balans stämmer för det datum som du tänker börja e-bokföra. Om det gör det så kan du, liksom jag gjorde, glädja dig åt att bankkontoto och bokföring troligen aldrig kommer diffa igen. Det här beror på att alla in och -utbetalningar från kontot resulterar i automatiska konteringar. Givetvis kan det bli fel ifall du fyller i fel motbokningskonto, men summan kan inte diffa och banken kommer alltid stämma. För den som brukar sitta och jaga diffar i deklarationstider är det här glada nyheter.För mitt företag tycker supporten att det räcker med tre serier, a-serien är till för de allra flesta händelserna. När jag lägger in en ny betalning i Swedbank så så skapas i e-bokföringen ett verifikat i L-serien, för leverantörsskulder. När pengarna dras från kontot kommer en automatisk verifikation i utbetalningsserien upp. Det enda jag behöver göra är att klicka ok och spara. De olika serierna är till för att datumen ska stämma, så att man inte ska behöva flika emellan manuella konteringar och bryta datumordningen.
Faktum är att handboken rekommenderar att man börjar mitt i ett bokföringsår, då har man inte flera perioder att fundera över, utan bara innevarande år. Har du redan matat in allt i ditt gamla bokföringsprogram så är det lätt att importera. Men om du som jag ligger efter, då kommer du behöva knacka in allt manuellt. Den manuella hanteringen ser ut precis som i vilket annat bokföringsprogram som helst. Den stora skillnaden är att systemet lär sig hur du konterar. Ju längre du kommer, desto mindre behöver du göra ”för hand”. Systemet kommer ihåg vilket bokföringskonto du använde i samband med olika händelser som liknar varandra. Om du till exempel betalar ett telefonabbonemang till samma autogiro varje månad så kommer systemet föreslå bokföringskonto och “gissa” sig till momsbelopp. Det kommer också föreslå en momskod som det sedan använder när du gör din skattedeklaration och redovisar momsen till staten. Den här typen av automatisering gör att bokföringen går snabbare ju längre du håller på. Du kan också spara momskoder för olika bokföringskonton så att rätt momssats alltid föreslås.
Swedbank är ensamma i Sverige med direktkoppling till Speedledger från Internetbanken.
Swedbank är ensam svensk bank med direktkoppling mellan tjänsten Speedledger och bankkontot. Eftersom jag testat via Swedbank så vet jag inte hur jobbigt det är att inte ha den direktkopplingen. Enligt uppgift från Speedledger tar det med ett kommando inte mer än fem sekunder att manuellt överföra uppgifterna från banken. Vid en första anblick kan det vara en fördel med direktkopplingen. Men det finns ett problem med den också, eftersom man loggas ut från Swedbank om man inte gjort något eller laddat om internetbanken på 15 minuter. Personligen tycker jag att det är alldeles för kort tid. Jag upplever det som störande att tvingas logga in igen flera gånger. Dessutom körs e-boköringen ändå i ett annat webbläsarfönster än internetbanken, så jag undrar lite över poängen med direktkopplingen med banken.
Det finns många fördelar med e-bokföring för små och medelstora företag som sköter sina betalningar från bankkontot. Den som huvudsakligen sköter sina betalningar från plusgirot har inte samma självklara nytta. En uppenbar nackel med Speedledger är priset. Har du enskild firma och bokar med kontanmetoden räcker det med den billigare versionen som kostar 125 kronor per månad. Standard-paketet stödjer faktureringsmetoden och möjlighet att boka på konstnadställe, resultatenhet och projekt, men då får man betala det dubbla 250 kronor per månad. Fakturering med kundreskontra innebär ett påslag med 25 respektive 50 kronor per månad. För en liten verksamhet är 3 000 kronor per år i saftigaste laget tycker jag. Å andra sidan vinner man tid och precision på autokonteringen. Frågan man får ställa sig är hur mycket den tidsvinsten är värd.
Läs också: Molnskolan del 1: Microsoft 365
Läs också: Molnskolan del 2: Google Docs
