Hur går en bolagsstyrelses arbete till? Och hur får man det att fungera allra bäst? Per Rönström är advokat och har över 25 års styrelseerfarehet. Här delar han med sig av sina bästa tips på hur du får ut mest av den tid dina styrelseledamöter kan ge dig. Del tre av tre.

Ska styrelseledamöter ha betalt?

– Det finns inga gratis luncher. Ska man kunna ställa krav måste ledamöterna ha en ersättning som är rimlig baserat på tid och ansvar. Ansvaret är ofta klart underskattat, till exempel kan man som styrelsemedlem bli personligt ansvarig för skatter som inte betalts in. Ersättningens nivå ska vara stimulerande, eftersom rätt människor ofta är efterfrågade även i andra sammanhang. De ska tycka att de totalt sett får ut något av arbetet. På ett sätt blir ju styrelsen som konsulter i företaget.

Hur många möten är lämpligt?

- Tre möten per år är ett minimum. Mer än fem ska man inte behöva.  Så om man bestämmer sig för fyra möten på två eller tre timmar, så blir det 12 timmar per ledamot. Har man fyra ledamöter handlar det om 50 timmar. Vill man sedan betala de minst lika mycket som man betalar It-konsulten så kommer det att kosta 50000 per år. Ska de ha betalt som andra konsulter, någon tusenlapp i timmen är det inte många som kan bära dessa kostnader. I slutändan är det entreprenörens egna pengar. Men om man tror på sin idé och tror på framtiden och att den är ljus och ska växa får man inte starta upp för sent med externa rådgivare i en styrelse.

En annan ekonomisk fråga är om man ska ha en ansvarsförsäkring för ledamöterna.

- Det tror jag är enklast. Därigenom begränsar man ansvaret till vissa belopp.

Vilka är de vanligaste stötestenarna i styrelsearbete?

– Det viktigaste är att få ledamöterna till mötena.  Om någon inte kommer tar det tid och kraft på nästa möte att återupprepa vad som blev sagt. De man vill ha är upptagna människor. Man måste få dem att prioritera, göra mötet intressant och ge dem det material som gör att de kan förbereda sig. Det är entreprenörer ofta inte så bra på. De har sitt material i huvudet, och på mötet kan de få ut allt, men det är lätt att det blir oorganiserat och ineffektivt.

Det är också en utmaning att hålla koncentrationen under mötena. Idag för de flesta minst två dialoger samtidigt. Man mailar, skriver textmeddelanden och svarar i telefon under möten.

- Personligen tycker jag det är oförskämta att ens ta upp telefonen och svara under ett möte, men alla ska ju vara tillgängliga alltid, säger Per Rönström.

Sedan gäller det givetvis att som entreprenör, eller den som leder mötet att presentera verksamheten eller det man ska tala om så att man utnyttjar styrelsen. Många entreprenörer idag är tekniker och det är en utmaning att åskådliggöra detta så att ekonomer och affärsmän förstår.

- Det är viktigt att testa idéer tidigt för att få input. Kom inte med ett omfattande PM som är färdigt för beslut, utan lyft ämnet tidigare om man vill ha en styrelse som är med på båten. Ett effektivt styrelsarbete är väldig för entreprenörer i en tillväxtfas, då man kanske inte har tid och kraft att driva strategiska frågor, samtidigt som det är bland det viktigaste man har göra.

Entreprenörer är också speciella eftersom företaget ofta är en del familjen. Det gäller att vara väldigt medveten om att det är så. Den som försöker gömma familjen redovisar inte alla förutsättningar som gäller för styrelsen.

- Det är svårt att hitta förebilder för familjeföretagandet. I bästa fall kan man hitta någon i styrelsen som i praktiken har insikt i hur det kan fungera. Det är också bra om någon i styrelsen har egen insikt i företagandets form och hur familjesituationen ser ut, inte bara genom entreprenörens förmedling.

När och hur ska till slut en styrelseleamot lämna styrelsen?

– Det är entreprenören som fattar beslutet om någon ska lämna och vilka förutsättningarna är för detta. Det är inte helt lätt. Återigen måste man vara tydlig med förväntningarna, och uppfylls de inte ska ledamoten ut.

Men det behöver inte bara vara om man inte uppfyller förväntningarna som man byter styrelseledamöter,

- Det kan vara av intresse att ha lite rotation för att få in lite nytt blod då och då, samtidigt som kontinuitet är något att sträva efter. Ett riktmärke man vara att med fem styrelsemedlemmar byta en per år. Om styrelsen inte förändras så krävs det väldigt mycket av medlemmarna för att man inte ska se förändringsbenägenheten minska. Men det är affärsplanen som styr. Ska man föra ett företag från a till b, så bör man inte

byta medlemmar förrän man kommer fram till b, säger Per Rönström.

Ett sådant exempel kan vara en utlandsetablering då man kanske vill ta in en medlem med erfarenhet och kunskap om denna marknad. Samtidigt är det viktigt att ha kvar medlemmar som har kunskap om företaget och dess kultur.

Del 2 Pers tips om hur du sätter samman din styrelse

Del 1 Behöver du en styrelse?